Wenn die besten Software-Lösungen im Unternehmen nicht genutzt werden

Kennen Sie SharePoint? Das mächtige Software-Tool von Microsoft, das zum Teilen und Organisieren von Informationen und Dokumenten in vielen Unternehmen eingeführt wurde?

Mit großem Engagement, hohem finanziellen Aufwand und dementsprechenden Erwartungen werden Software-Tools wie der SharePoint in Unternehmen eingeführt. Einige Wochen nach Integration fragen sich dann IT-Verantwortliche und das Management: warum wird die neue Anwendung so ungern und zurückhaltend genutzt?

Spricht man mit Mitarbeitern, so gewinnt man den Eindruck, dass sich für viele der Sinn und Zweck des Tools nicht erschließt und schlichtweg keine Entlastung sondern vielmehr Belastung empfunden wird. Es ist eben wieder ein Tool mehr, das man zu bedienen hat und welches einem (gefühlt) die Zeit raubt.

Auf den Seiten von Management, IT-Experten und den Anwendern ergibt sich ein ähnliches Bild: es herrschen Frust und Fragezeichen, denn nach intensiver und mühevoller Einführung will sich der erhoffte Vorteil für das Unternehmen nicht einstellen.

Was also tun, um den Sinn für alle Beteiligten klar darzustellen, so dass die Tools zum Unternehmenserfolg beitragen und sich im Unternehmen durchsetzen? An Schulung und Einweisung wird ja oft noch gedacht, doch teilweise setzt die Phase der Mitarbeiterbeteiligung und -Information viel zu spät ein: nämlich dann, wenn die Konfiguration abgeschlossen ist und das Produkt bereits im Rollout.

Hier einige Ideen, um die Einführung erfolgreich zu gestalten:

  • Rechnen Sie mit Vorbehalten und Widerständen! Neue Anwendungen werden umso besser angenommen, desto frühzeitiger Sie die Mitarbeiter (einen Teil davon) aktiv mit einbeziehen und nach Wünschen und Anregungen fragen.
  • IT und Personalverantwortliche bzw. die Personalentwicklung sollten bei neuen Projekten dieser Art eng zusammenarbeiten und sich gemeinsam für ideale Einführungs-Szenarien und -Programme engagieren.
  • Beziehen Sie Meinungsbildner mit ein, also diejenigen Personen, deren Wort bei den Kollegen Gewicht hat. Lassen Sie diese Personen soweit wie möglich aktiv mitwirken, testen und ausprobieren. Diese Mitarbeiter werden Ihr aktives Sprachrohr in die Mitarbeiterschaft!
  • Wir Menschen sind Gewohnheitstiere. Bedenken Sie das bei der Einführung neuer Systeme. Setzen Sie das alte System nicht von heute auf morgen ab, sondern geben Sie allen die Gelegenheit, sich langsam an die neue Umgebung zu gewöhnen. Eventuell ist es sinnvoll, zunächst nur einen eingeschränkten Funktionsumfang anzubieten, durch den die Mitarbeitern den Nutzen und Sinn der Anwendung erleben können. So sorgen Sie für positive Lernerfahrungen.
  • Viele Menschen lernen gerne von anderen: bieten Sie also persönlichen Support an und gerne auch ergänzende Online-Angebote.

Steht bei Ihnen ein IT – Projekt an und wünschen Sie sich einen Partner an Ihrer Seite, der Sie bei der Einführung begleitet?

Mit unserem Know-How und unserer Erfahrung bei Software-Einführungen sowie in Bezug auf das Lern- und Verändungsverhalten von Menschen, begleiten wir Sie gerne bei Ihrem nächsten IT-Projekt.

Sei es durch Beratung im Vorfeld, durch begleitendes Coaching, durch Projektmanagement sowie Konzeption und Gestaltung von Veränderungsprozessen, egal ob es um SharePoint oder um andere Tools geht, die den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen sollen. Sprechen Sie uns an, wir freuen uns auf Sie!

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